Tratamiento de datos personales y confidencialidad – PRO AYDA
ACUERDO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y CONFIDENCIALIDAD – PRO AYDA
SODIMAC COLOMBIA S.A., en adelante SODIMAC, y el Profesional registrado en AYDA, en adelante el Profesional, acuerdan las siguientes condiciones para el tratamiento de los datos personales a los que este último tenga acceso con ocasión de los servicios contratados a través de la plataforma.
PRIMERA. OBJETO
El presente acuerdo tiene por objeto establecer las condiciones bajo las cuales el Profesional podrá acceder y realizar el tratamiento de los datos personales de los Usuarios suministrados por SODIMAC, garantizando su confidencialidad, seguridad, diligencia y debida reserva, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas aplicables.
SEGUNDA. CALIDAD DE LAS PARTES
Para efectos del presente acuerdo, SODIMAC actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales de los Usuarios y el Profesional como Encargado del Tratamiento, exclusivamente respecto de la información suministrada por SODIMAC para la coordinación y prestación de los servicios contratados a través de AYDA. El carácter de Encargado se limita a los datos personales suministrados por SODIMAC y no se extiende a la información que el Profesional obtenga directamente del Usuario o por cualquier medio ajeno a la entrega realizada por SODIMAC.
El Profesional realizará el tratamiento de dichos datos por cuenta de SODIMAC y conforme a las instrucciones impartidas en materia de protección de datos personales.
TERCERA. DATOS PERSONALES Y FINALIDADES AUTORIZADAS
SODIMAC podrá suministrar al Profesional los datos personales estrictamente necesarios para la coordinación y prestación del servicio contratado, exclusivamente los siguientes: nombre, dirección y número telefónico del Usuario.
El tratamiento de esta información estará limitado a las siguientes finalidades:
- a) Contactar al Usuario para coordinar la fecha, hora y demás aspectos logísticos necesarios para la prestación del servicio.
- b) Confirmar la ubicación y las condiciones necesarias para la atención del servicio contratado.
- c) Informar novedades, reprogramaciones o situaciones directamente relacionadas con el servicio.
- d) Realizar las comunicaciones necesarias para la atención y seguimiento del servicio, conforme a las instrucciones de SODIMAC.
El Profesional no podrá utilizar la información para finalidades distintas a las aquí establecidas, salvo instrucción previa de SODIMAC.
CUARTA. CONFIDENCIALIDAD Y DEBIDA RESERVA
El Profesional se obliga a mantener estricta confidencialidad y debida reserva sobre los datos personales y demás información de los Usuarios a la que tenga acceso a través de AYDA.
En consecuencia, deberá:
- a) Utilizar la información exclusivamente para las finalidades autorizadas en el presente acuerdo.
- b) Abstenerse de divulgar, suministrar, comercializar, ceder o permitir el acceso a los datos personales a terceros no autorizados.
- c) No utilizar los datos personales para ofrecer productos o servicios propios o de terceros, realizar actividades publicitarias, comerciales o promocionales, ni gestionar contrataciones particulares por fuera de AYDA.
- d) Abstenerse de incorporar los datos personales a bases de datos, agendas comerciales, listas de contactos o cualquier otro medio destinado a finalidades distintas de las autorizadas.
- e) No contactar a los Usuarios por motivos personales o ajenos al servicio contratado, ni utilizar posteriormente sus datos para establecer relaciones comerciales independientes aprovechando la información suministrada por SODIMAC.
- f) Guardar reserva sobre cualquier información personal, familiar, comercial o relacionada con el domicilio del Usuario conocida con ocasión del servicio.
PARÁGRAFO. Las obligaciones de confidencialidad y debida reserva permanecerán vigentes durante la relación contractual derivada de la aceptación de los Términos y Condiciones de AYDA, el presente acuerdo de tratamiento de datos personales y confidencialidad – PRO AYDA y continuarán siendo exigibles después de su terminación, mientras la información conserve su carácter reservado o se encuentre protegida por la legislación aplicable.
QUINTA. OBLIGACIONES DEL PROFESIONAL COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
El Profesional se obliga a:
- a) Tratar los datos personales únicamente por cuenta de SODIMAC, dentro de las finalidades autorizadas y conforme a las instrucciones impartidas.
- b) Cumplir los principios y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y las políticas de tratamiento de datos personales de SODIMAC que le sean comunicadas.
- c) Garantizar la seguridad de la información y adoptar medidas razonables para impedir su pérdida, alteración, divulgación, uso indebido o acceso no autorizado.
- d) Acceder únicamente a los datos personales correspondientes a los servicios que tenga asignados.
- e) Abstenerse de compartir la información con terceros o permitir que estos realicen tratamientos no autorizados.
- f) Tramitar las consultas y reclamos de los titulares en los términos que legalmente le correspondan como Encargado, remitiéndolos oportunamente a SODIMAC y colaborando en su atención.
- g) Atender las instrucciones de SODIMAC relacionadas con la actualización, rectificación, supresión y demás actuaciones legalmente procedentes sobre los datos personales.
- h) Abstenerse de utilizar los datos personales para finalidades propias o diferentes de las autorizadas, incluso después de finalizado el servicio.
- i) Suministrar a SODIMAC la información razonablemente necesaria para verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en este acuerdo.
SEXTA. USO DEL NÚMERO TELEFÓNICO Y COMUNICACIONES CON LOS USUARIOS
El número telefónico del Usuario será suministrado al Profesional exclusivamente para facilitar la coordinación, comunicación y prestación del servicio contratado a través de AYDA.
El Profesional podrá comunicarse directamente con el Usuario mediante llamadas telefónicas, mensajes de texto y WhatsApp, siempre que dichas comunicaciones estén relacionadas con la coordinación, ejecución o seguimiento del servicio contratado.
Se encuentra expresamente prohibido utilizar el número telefónico para enviar publicidad, promociones, ofertas comerciales, mensajes personales o realizar contactos posteriores que no estén relacionados con el servicio o con las instrucciones de SODIMAC.
El acceso al número telefónico no constituye autorización para su incorporación a bases de datos propias ni para su utilización con finalidades comerciales independientes.
SÉPTIMA. SEGURIDAD Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
El Profesional deberá adoptar las medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales a los que tenga acceso.
En particular, deberá:
- a) Proteger los dispositivos y medios utilizados para acceder a la información.
- b) Evitar la descarga, reproducción, almacenamiento o divulgación innecesaria de datos personales.
- c) No compartir credenciales de acceso a AYDA ni permitir su utilización por personas no autorizadas.
- d) Abstenerse de almacenar información en medios o aplicaciones no autorizados por SODIMAC.
- e) Evitar el acceso de terceros a los datos personales suministrados.
- f) Cumplir los protocolos e instrucciones de seguridad que SODIMAC establezca y comunique para el tratamiento de la información.
OCTAVA. INCIDENTES DE SEGURIDAD
El Profesional deberá informar a más tardar dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su conocimiento a SODIMAC, a través de los canales establecidos para tal efecto, cualquier incidente real o sospechado que pueda comprometer la confidencialidad, integridad o seguridad de los datos personales.
Asimismo, deberá suministrar la información disponible sobre los hechos, adoptar las medidas inmediatas de contención que estén a su alcance y colaborar con SODIMAC en la investigación, atención y mitigación del incidente.
El Profesional deberá preservar las evidencias pertinentes y atender las instrucciones que SODIMAC imparta para gestionar el incidente, sin perjuicio de las obligaciones legales que le correspondan directamente como Encargado del Tratamiento.
NOVENA. CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
El Profesional únicamente podrá conservar los datos personales durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir las finalidades autorizadas.
Una vez finalizado o cancelado el servicio, deberá cesar su utilización y proceder a eliminar o devolver los datos personales y las copias que se encuentren bajo su control, conforme a las instrucciones de SODIMAC, en un plazo máximo de treinta (30) días calendario, salvo que exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación.
Durante dicho plazo, el Profesional deberá garantizar la confidencialidad y seguridad de la información, absteniendo de utilizarla para finalidades distintas a las autorizadas.
Cuando exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación, la información deberá mantenerse protegida y no podrá utilizarse para finalidades distintas de aquellas que justifiquen su conservación.
SODIMAC podrá solicitar al Profesional evidencia razonable de la eliminación o devolución de la información.
DÉCIMA. TRATAMIENTO DE DATOS POR TERCEROS
El Profesional no podrá permitir que terceros accedan o realicen tratamiento sobre los datos personales suministrados por SODIMAC sin su autorización previa y expresa.
Cuando se autorice la participación de un tercero en el tratamiento, deberán establecerse las obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos correspondientes, sin perjuicio de la responsabilidad del Profesional por los incumplimientos que le sean imputables. Lo anterior comprende a los empleados, dependientes y contratistas del Profesional, quienes solo podrán acceder a los datos cuando sea indispensable para la prestación del servicio y siempre que queden obligados por escrito en términos no menos exigentes que los de este acuerdo; el Profesional responderá por sus actuaciones.
DÉCIMA PRIMERA. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
SODIMAC podrá verificar el cumplimiento de las obligaciones previstas en el presente acuerdo y solicitar al Profesional la información y los soportes razonablemente necesarios para tal fin.
El Profesional deberá colaborar con las verificaciones y adoptar las medidas correctivas que correspondan frente a los incumplimientos identificados, conforme a la legislación aplicable y las instrucciones de SODIMAC.
DÉCIMA SEGUNDA. INCUMPLIMIENTO Y RESPONSABILIDAD
El incumplimiento de las obligaciones previstas en el presente acuerdo, especialmente aquellas relacionadas con la confidencialidad, seguridad, protección y tratamiento autorizado de los datos personales, podrá dar lugar a la suspensión preventiva o terminación del acceso del Profesional a AYDA, de conformidad con lo establecido en el numeral 16.2, literales q), r) y t), y el numeral 16.4 de los Términos y Condiciones de la plataforma, sin perjuicio de las acciones legales correspondientes.
SODIMAC podrá adoptar las medidas preventivas previstas en dichos Términos y Condiciones cuando existan indicios razonables de uso indebido, divulgación no autorizada o utilización de los datos personales de los Usuarios para finalidades distintas a las autorizadas.
Asimismo, SODIMAC podrá poner en conocimiento de las autoridades competentes los hechos relacionados con el tratamiento indebido de datos personales, cuando corresponda, sin perjuicio de las acciones legales que resulten procedentes.
El Profesional responderá por los daños y perjuicios que le sean legalmente imputables como consecuencia del incumplimiento de sus obligaciones en materia de protección de datos personales, incluidos aquellos derivados de reclamaciones o sanciones impuestas a SODIMAC, cuando se acredite que son consecuencia directa de una conducta atribuible al Profesional.
DÉCIMA TERCERA. VIGENCIA
El presente acuerdo estará vigente durante la relación contractual del Profesional con SODIMAC a través de AYDA y mientras realice tratamiento de datos personales por cuenta de SODIMAC.
La terminación de dicha relación no eximirá al Profesional del cumplimiento de las obligaciones de confidencialidad, reserva, seguridad, eliminación de información y demás deberes que deban subsistir por disposición legal o contractual.
DÉCIMA CUARTA. ACEPTACIÓN
Mediante la aceptación expresa del presente acuerdo, el Profesional declara conocer y aceptar las condiciones y obligaciones aquí establecidas, comprometiéndose a garantizar la confidencialidad, diligencia, debida reserva y protección de los datos personales suministrados por SODIMAC.
La aceptación del presente documento constituye una condición para acceder a los datos personales de los Usuarios a través de AYDA y hace parte de las obligaciones contractuales asumidas por el Profesional con ocasión de su registro y participación en la plataforma. La aceptación se realizará por medios electrónicos y quedará registrada con la fecha, hora, versión del acuerdo e identificación del Profesional, registro que servirá como prueba de su aceptación.